1. Titolare e contatto privacy
Il titolare del trattamento per il servizio Auxilium è don Diego Goso, piazza Angeli Custodi 3, Grimaldi di Ventimiglia (IM). Per informazioni sul trattamento e per esercitare i tuoi diritti puoi scrivere a posta@dondiego.me.
2. Quali dati vengono trattati
Se crei un account Auxilium, chiediamo nome, cognome, email e password; il cellulare è facoltativo. La registrazione è immediata e non verifica automaticamente la titolarità dell’email. Conserviamo un identificativo dell’utente e un hash della password: la password non viene conservata in chiaro. Il recupero della password invia un collegamento all’email registrata, valido per 30 minuti e utilizzabile una sola volta.
Se scegli Fulcrum, Auxilium riceve dal sistema l’identificativo dell’account, il nome visualizzato e l’email e ne verifica la sessione e l’autorizzazione all’applicazione Auxilium. La revoca dell’autorizzazione impedisce anche la prosecuzione delle sessioni Auxilium già aperte. Non riceve né conserva la password che usi per accedere a Fulcrum. Il funzionamento dell’identità Fulcrum resta distinto da quello dello sportello.
Trattiamo i contenuti che invii: oggetto e testo dei messaggi, categoria della richiesta, allegati e informazioni necessarie per gli appuntamenti. Registriamo date, stati, priorità, partecipanti, lettura delle conversazioni, modifiche e attività di gestione. La rubrica può contenere recapiti e annotazioni pertinenti alla gestione delle richieste.
Per accesso e sicurezza sono trattati identificativi di sessione e contatori contro gli abusi. L’indirizzo IP è utilizzato per calcolare gli identificativi pseudonimizzati dei contatori; il server di hosting può inoltre registrare indirizzi IP e altri dati tecnici nei propri log.
3. Da dove provengono i dati
I dati provengono principalmente da ciò che comunichi attraverso Auxilium. Se accedi con Fulcrum, i dati identificativi provengono da quel sistema. Don Diego può registrare in rubrica i recapiti che gli hai fornito attraverso altri canali per gestire il contatto richiesto; puoi chiedere informazioni sulla loro provenienza. Eventuali dati riferiti a terzi devono essere pertinenti e comunicati nel rispetto dei loro diritti.
4. Perché vengono utilizzati e su quale base
Utilizziamo i dati per ricevere e rispondere alle richieste, fornire assistenza, gestire segnalazioni e materiale inviato, organizzare e confermare appuntamenti e mantenere la continuità delle conversazioni. Per queste attività il trattamento dei dati ordinari si basa sul legittimo interesse del titolare a gestire le richieste spontaneamente rivolte allo sportello e i relativi contatti, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del Regolamento (UE) 2016/679, nel rispetto dei diritti e delle ragionevoli aspettative degli interessati.
La gestione degli accessi, la prevenzione degli abusi e la cronologia delle operazioni rispondono al legittimo interesse alla sicurezza e alla corretta gestione del servizio. Puoi opporti al trattamento basato sul legittimo interesse per motivi connessi alla tua situazione particolare, nei casi previsti dall’articolo 21 del Regolamento.
Quando uno specifico trattamento è necessario per adempiere a un obbligo di legge, si applica l’articolo 6, paragrafo 1, lettera c). Eventuali utilizzi diversi da quelli descritti, compresa la pubblicazione del materiale inviato, richiedono una valutazione separata della finalità e della base giuridica e, quando necessario, ulteriori informazioni o autorizzazioni.
La casella “Ho letto l’informativa” conferma la presa visione: non costituisce un consenso generico a qualunque utilizzo dei dati. Lo sportello non iscrive automaticamente a newsletter e non utilizza le conversazioni per marketing.
5. Quali informazioni sono necessarie
L’uso di Auxilium è facoltativo. Per entrare come esterno e gestire la richiesta sono necessari nome, cognome, email e password; l’email è utilizzata anche per il recupero password e gli avvisi sulle richieste; il cellulare è facoltativo; in alternativa puoi scegliere l’identità Fulcrum. Senza i dati minimi il sistema non consente di aprire la richiesta. Gli allegati e le informazioni aggiuntive sono facoltativi: invia soltanto ciò che serve a comprendere e trattare il tuo caso.
Evita di inviare password, credenziali, dati sanitari, documenti d’identità, informazioni giudiziarie o informazioni particolarmente riservate non necessarie. Se una pratica richiede dati appartenenti a categorie particolari, occorre concordare con il titolare i presupposti e le modalità appropriate prima dell’invio. La sola trasmissione di un messaggio non autorizza automaticamente ogni trattamento di tali dati.
6. Chi può accedere ai dati
I contenuti sono accessibili al titolare e, nei limiti dei compiti assegnati, alle persone autorizzate e ai fornitori tecnici necessari per il funzionamento, l’assistenza e la sicurezza. I fornitori che trattano dati per conto del titolare operano come responsabili del trattamento quando ricorrono i presupposti previsti dall’articolo 28 del Regolamento.
Ogni utente accede alle conversazioni cui partecipa. Nella versione attuale gli utenti non possono scriversi tra loro e non hanno accesso alla rubrica amministrativa. I dati non vengono pubblicati o comunicati indiscriminatamente ad altre parrocchie o uffici. Un eventuale inoltro necessario a trattare una specifica pratica deve avere presupposti appropriati ed essere reso trasparente all’interessato.
Hosting e database sono forniti da Aruba. Per il servizio Hosting Linux, Aruba dichiara la collocazione dei dati in data center in Italia: informazioni sul servizio Aruba. Il titolare non utilizza altri servizi cloud per conservare copie dei dati di Auxilium. La configurazione applicativa non prevede invii a servizi esterni extra SEE; eventuali modifiche dei fornitori o dei flussi devono essere valutate prima dell’attivazione.
7. Notifiche email, appuntamenti e calendario
Se è presente un indirizzo email e il servizio è attivo, Auxilium invia tramite la casella Aruba comunicazioni@diocesi.cloud avvisi di apertura, risposta e avanzamento dei ticket e delle richieste di appuntamento. Il titolare riceve gli avvisi amministrativi sulla stessa casella. Sono comunicazioni di servizio relative alle richieste, non messaggi promozionali.
Gli avvisi contengono il tipo di aggiornamento, un riferimento alla richiesta, lo stato e un collegamento che richiede l’accesso allo sportello. Non contengono il testo o l’oggetto libero della richiesta, gli allegati o il codice personale di recupero. Non utilizziamo immagini di tracciamento della lettura. Poiché il recapito degli esterni è dichiarato e non verificato automaticamente, controlla di averlo scritto correttamente. Per gli accessi esterni creati in precedenza senza email, gli aggiornamenti restano consultabili in Auxilium finché non viene aggiunto un indirizzo email al contatto. Il servizio non invia SMS.
Le risposte inviate direttamente alla casella email vengono trattate come corrispondenza dal titolare e non sono aggiunte automaticamente alla conversazione in Auxilium. Per rispondere nel fascicolo usa il pulsante nell’avviso e accedi allo sportello.
Una richiesta di appuntamento rimane da confermare finché don Diego non la accetta. La versione attuale consente di scaricare un evento in formato .ics: non effettua una sincronizzazione automatica con iCloud. Il file contiene orario, luogo, un identificativo dell’evento e il titolo “Appuntamento con don Diego”; non include il testo della conversazione o gli allegati.
Se scegli di importare l’evento in un tuo servizio calendario, quel servizio ne tratta i dati secondo le proprie condizioni e la propria informativa. Eventuali ulteriori strumenti di calendario adottati dal titolare devono essere valutati e descritti prima del loro utilizzo.
8. Per quanto tempo vengono conservati
Chat, ticket e richieste di appuntamento sono conservati per il tempo necessario a gestire la richiesta e fino a 24 mesi dalla chiusura del fascicolo. Il titolare ne verifica periodicamente la necessità e procede alla cancellazione dei dati non più necessari. Un’ulteriore conservazione è limitata ai dati e al periodo necessari per specifici obblighi di legge o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di diritti, con una motivazione documentata.
Lo spostamento in archivio o nel cestino non equivale alla cancellazione definitiva. Le versioni precedenti dei messaggi e la cronologia amministrativa seguono i tempi del fascicolo: correggere o rimuovere un messaggio dalla conversazione può quindi lasciare una traccia riservata nella cronologia fino alla cancellazione definitiva.
Il registro degli avvisi conserva destinatario, tipo di aggiornamento, stato e date dei tentativi di invio; segue i tempi del fascicolo ed è eliminato con la sua cancellazione definitiva. Gli avvisi in attesa da oltre sette giorni non vengono più spediti. Le copie nelle caselle di posta seguono i tempi necessari alla gestione della corrispondenza e richiedono una verifica e cancellazione separata.
I recapiti in rubrica sono conservati finché necessari alla gestione delle richieste associate o del rapporto di contatto richiesto; vengono eliminati quando tale necessità viene meno. Le credenziali sono rimosse con la cancellazione dell’identità associata. I collegamenti di recupero scadono dopo 30 minuti; i token di accesso persistente dopo 30 giorni. Nel database ne conserviamo soltanto le impronte crittografiche. I token scaduti sono eliminati alla creazione di nuovi token; il cambio password revoca tutti i token e le sessioni precedenti.
I contatori contro gli abusi hanno una funzione temporanea e vengono rimossi nelle operazioni periodiche di pulizia quando non più necessari. La sessione applicativa perde validità dopo 30 minuti di inattività o, in ogni caso, dopo 8 ore; il solo aggiornamento automatico della chat non prolunga il tempo di inattività.
Le eventuali copie tecniche di sicurezza del fornitore seguono i cicli di rotazione e sovrascrittura del servizio Aruba attivo; non sono utilizzate come archivio ordinario delle pratiche. I log del fornitore seguono i tempi previsti per sicurezza, gestione del servizio e obblighi applicabili. Puoi chiedere al titolare dettagli sui servizi effettivamente attivi e sui relativi tempi. In caso di ripristino di una copia devono essere riapplicate le cancellazioni già disposte.
9. Cookie e funzionamento tecnico
Auxilium utilizza il cookie tecnico di sessione AUXILIUM_SESSION, necessario per mantenere l’accesso e proteggere le operazioni. Se selezioni “Ricordami su questo dispositivo”, viene impostato anche il cookie tecnico AUXILIUM_REMEMBER, valido per 30 giorni dall’ultimo rinnovo. Viene rinnovato al ripristino dell’accesso e rimosso quando esci. Se accedi con Fulcrum, viene utilizzata anche la sessione tecnica già gestita da Fulcrum. Lo sportello non integra strumenti pubblicitari, pixel di tracciamento o profilazione comportamentale.
La pagina che stai leggendo non avvia una sessione applicativa, non imposta cookie e carica soltanto il logo e i fogli di stile locali. Il pulsante Auxilium nelle altre applicazioni carica lo sportello quando viene aperto; questa informativa riguarda Auxilium e non sostituisce quelle degli altri servizi.
10. I tuoi diritti
Nei casi e nei limiti previsti dal Regolamento puoi chiedere accesso ai tuoi dati e una copia, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento e, quando ne ricorrono i presupposti, portabilità. Puoi esercitare il diritto di opposizione ai trattamenti fondati sul legittimo interesse e revocare un eventuale consenso per i trattamenti che si basino effettivamente su di esso, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.
Per esercitare i diritti scrivi a posta@dondiego.me. Il titolare può chiedere le informazioni proporzionate necessarie a verificare l’identità del richiedente, per non consegnare i dati a persone non autorizzate. La richiesta viene trattata nei termini previsti dall’articolo 12 del Regolamento.
Puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Auxilium non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sulla persona.
11. Aggiornamenti dell’informativa
Questa informativa descrive la versione attuale dello sportello. L’attivazione di nuove funzioni, come messaggistica tra uffici o sincronizzazioni calendario, richiederà la verifica dei relativi trattamenti e, quando necessario, l’aggiornamento dell’informativa prima dell’attivazione. La data e la versione riportate all’inizio aiutano a riconoscere gli aggiornamenti.